Na mocy przepisów ustawy z dnia 4 listopada 2022 r. o zmianie ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych oraz ustawy o finansach publicznych, Prezes Urzędu uzyskał kompetencję w obszarze przeciwdziałania zatorom płatniczym na rynku, polegającą na możliwości kierowania do przedsiębiorców tak zwanych wystąpień miękkich.

Stosownie do treści art. 13ca ust. 1 ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych, Prezes Urzędu może występować do podmiotów, o których mowa w art. 2, niebędących podmiotami publicznymi, w sprawach z zakresu przeciwdziałania nadmiernemu opóźnianiu się ze spełnieniem świadczeń pieniężnych, sygnalizując w ten sposób przedsiębiorcom dostrzeżone wątpliwości co do ich praktyk płatniczych w transakcjach handlowych.

Otrzymanie wystąpienia miękkiego od Prezesa UOKiK nie oznacza, że wszczęte zostało postępowanie administracyjne. Najczęściej wysyłane jest ono w sytuacji, gdy Prezes UOKiK przeprowadza działania sprawdzające z uwagi na powzięte wątpliwości związane z zachowaniem przedsiębiorcy. Takie pismo jest wówczas jednym z elementów badania, które zmierza do oceny zjawisk zachodzących na danym rynku. Niezwykle istotna jest jednak odpowiednia reakcja na takie wystąpienie i wiedza o przysługujących uprawnieniach.

W sytuacji otrzymania wystąpienia miękkiego od Prezesa UOKiK przedsiębiorca nie ma obowiązku udzielenia na nie odpowiedzi. Jednocześnie, zgodnie z art. 13ca ust. 2 ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych, podmiot, do którego Prezes Urzędu skierował wystąpienie, może w terminie określonym przez Prezesa Urzędu przekazać stanowisko w sprawie, której to wystąpienie dotyczyło.

Otrzymanie wystąpienia od Prezesa UOKiK może okazać się szansą na wycofanie się z działań jeszcze na etapie przed wszczęciem przez organ postępowania administracyjnego. Należy wziąć pod uwagę, że takie pismo Prezesa UOKiK, skierowane w oparciu o art. 13ca ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych, jest działaniem miękkim i pozwala nie tylko na ocenę sytuacji, ale i udzielenie informacji, które mogą pomóc i przyczynić się do szybszego wyjaśnienia sprawy oraz szybszej eliminacji nieprawidłowości z rynku – bez negatywnych konsekwencji i konieczności formalnego wszczynania postępowania.

Przedsiębiorca będący adresatem wystąpienia miękkiego może odnieść się do przekazanej informacji o występującym ryzyku nadmiernego opóźniania się ze spełnianiem świadczeń pieniężnych, opisać wdrożone mechanizmy, których celem jest przeciwdziałanie takiej sytuacji, czy też opisać, jakie działania ma zamiar podjąć. W gestii adresata  pozostaje chociażby i to aby, odnosząc się do zasygnalizowanego przez Prezesa Urzędu problemu opisać funkcjonujące zasady spełniania świadczeń pieniężnych, w tym poprzez wykazanie form ich spełniania, które w swojej istocie nie generują opóźnień w spełnianiu świadczeń pieniężnych.

Udzielenie odpowiedzi na wystąpienie miękkie jest uprawnieniem, a nie obowiązkiem przedsiębiorcy. Fakt nieudzielenia odpowiedzi nie rodzi jakichkolwiek negatywnych konsekwencji dla przedsiębiorcy.

Chociaż ten rodzaj działań miękkich Prezesa UOKiK nie jest obwarowany żadnymi bezpośrednimi sankcjami dla przedsiębiorców, jednak powinni oni mieć na uwadze, że ich praktyki płatnicze względem dostawców będą podlegały dalszym analizom oraz monitorowaniu. Stwierdzony w kolejnych miesiącach brak zauważalnej poprawy w tym obszarze może skutkować podjęciem przez Prezesa UOKiK działań formalnych, czyli wszczęciem postępowania administracyjnego wobec takiej spółki, a w konsekwencji nałożeniem na nią kary finansowej.

Monitoring terminowego spełniania świadczeń pieniężnych może przy tym służyć ocenie tego, czy wdrożone przez przedsiębiorcę środki zaradcze przynoszą oczekiwany skutek.

Instytucja wystąpienia miękkiego to instrument sprawdzony na gruncie kompetencji Prezesa UOKiK, który uelastycznia działania organu, pozwalając sygnalizować możliwe nieprawidłowości i wpływać na zachowania przedsiębiorców bez konieczności wszczynania formalnych postępowań.

Ten rodzaj działań wpisuje się w trend odformalizowania postępowania przed Prezesem UOKiK i stosowania w pierwszej kolejności nieformalnych interakcji między organem i przedsiębiorcami w celu wyjaśnienia pojawiających się wątpliwości oraz szybkiej eliminacji z rynku potencjalnych nieprawidłowości.

Po otrzymaniu takiego pisma przedsiębiorca może udzielić wyjaśnień dotyczących podejrzenia występowania opóźnień w zapłacie na rzecz dostawców, wynikającego z przeprowadzonych przez Prezesa UOKiK analiz. Dostając tego rodzaju sygnał, przedsiębiorca będzie miał również możliwość niezwłocznej poprawy kultury płatniczej w stosunku do swoich kontrahentów, co w konsekwencji może go uchronić przed ewentualnymi sankcjami finansowymi za generowanie zatorów płatniczych.

Kompetencje Prezesa UOKiK w zakresie przeciwdziałania zatorom płatniczym skupiają się na poprawie dyscypliny płatniczej przedsiębiorców. Zagadnienie to wymaga od Prezesa UOKiK kompleksowego podejścia do problemu. Nakładane na spółki kary finansowe służą wywieraniu prewencyjnej presji na przedsiębiorców w celu terminowego regulowania przez nich zobowiązań wobec swoich kontrahentów. Nadrzędnym celem podejmowanych przez Prezesa UOKiK działań jest efektywne czuwanie nad rynkiem, z wykorzystaniem różnych  instrumentów prawnych, również tych mniej formalnych jakimi są wystąpienia miękkie. Tego rodzaju bezpośredni i szybki sposób komunikowania przedsiębiorcom, że ich działalność może naruszać przepisy prawa i w konsekwencji podlegać sankcjom finansowym powinna przyczynić się do efektywnej poprawy praktyk płatniczych w transakcjach handlowych, skutkujących zmniejszeniem poziomu zatorów płatniczych na rynku.

Prezes UOKiK na bieżąco monitoruje rynek w zakresie praktyk płatniczych przedsiębiorców w zawieranych przez nich transakcjach handlowych.

Źródłami informacji wskazujących na możliwość wystąpienia nadmiernego opóźniania się ze spełnianiem świadczeń pieniężnych przez przedsiębiorców mogą być:

• informacje otrzymywane od Szefa Krajowej Administracji Skarbowej o ustaleniu prawdopodobieństwa wystąpienia opóźnień w płatnościach w transakcjach handlowych,
• informacje otrzymane od ministra właściwego do spraw gospodarki o przypadkach podejrzenia nieprawidłowości w składanych przez przedsiębiorców sprawozdaniach o stosowanych terminach zapłaty,
• wpływające do UOKiK zawiadomienia dotyczące podejrzenia wystąpienia nadmiernego opóźniania się ze spełnianiem świadczeń pieniężnych,
• informacje uzyskane przy okazji prowadzenia przez Prezesa UOKiK innego postępowania.

W oparciu o art. 299f Ordynacji podatkowej, na podstawie danych będących w posiadaniu organów Krajowej Administracji Skarbowej, Prezes UOKiK uzyskuje informacje o ustaleniu prawdopodobieństwa wystąpienia opóźnień w spełnianiu świadczeń pieniężnych z transakcji handlowych. Dodatkowo, na wniosek Prezesa UOKiK, mogą być przekazywane inne dane, o których mowa w § 7 art. 299f Ordynacji podatkowej.

Zgodnie z art. 299f § 2 Ordynacji podatkowej, prawdopodobieństwo wystąpienia opóźnień uznaje się za ustalone, jeżeli suma wartości świadczeń pieniężnych niezapłaconych przez dany podmiot w terminie 60 dni od dnia otrzymania faktury wynosi w okresie kolejnych 3 miesięcy co najmniej 2 mln zł.

• możliwość wystąpienia przez Prezesa UOKiK w sprawach z zakresu przeciwdziałania nadmiernemu opóźnianiu się ze spełnianiem świadczeń pieniężnych, bez uprzedniego wszczynania postępowania, do podmiotów, o których mowa w art. 2 ustawy, niebędących podmiotami publicznymi,
• możliwość dobrowolnego odniesienia się przez przedsiębiorcę w stosunku do wątpliwości Prezesa UOKiK jeszcze przed wszczęciem postępowania i przekazanie swojego stanowiska w sprawie, której dotyczy to wystąpienie,
• brak sankcji za nieudzielenie odpowiedzi,
• swobodna, odformalizowana komunikacja między Prezesem UOKiK i przedsiębiorcami, pozwalająca na wyjaśnienie wielu kwestii czy wątpliwości, bez wszczynania formalnych działań,
• stworzenie przedsiębiorcy możliwości zaprzestania naruszeń przepisów ustawy bez konieczności wszczynania postępowania przez organ,
• prewencyjny charakter działania Prezesa UOKiK i kształtowanie świadomości uczestników rynku.